Cuando trabajas en logística, uno de los gastos más altos radica en el transporte de los materiales para los eventos. Esto se puede convertir en todo un dolor de cabeza y crear una fuga de dinero indeseable. Acompáñanos a conocer algunas claves indispensables.
Sin duda, una de las primeras preocupaciones que surgen cuando se piensa en reducir los costos del transporte de materiales para eventos es cómo hacerlo sin bajar la calidad. Por eso es importante establecer estrategias que permitan lograr este objetivo y no simplemente contratar el servicio más barato del mercado sacrificando la calidad. Como entendemos que todos estos posibles problemas pueden causarte preocupación, te ofrecemos estas ideas para que las tengas en cuenta y crees tu plan de acción.
Lee detalladamente los contratos de servicio antes de establecer los contratos
La logística para eventos corporativos se encarece en el área de transporte por no leer con detalle los contratos, o “la letra pequeña”, en los acuerdos del servicio. Este aspecto resulta fundamental porque muchas veces las empresas transportadoras hacen recargas de servicios, establecen seguros que pueden resultar innecesarios o que no apliquen para las características de los productos que desees transportar. En el 90 por ciento de los casos los recargos por servicios adicionales se pueden eliminar, pero hay que leer con mucho detenimiento las cláusulas. Eliminar costos indeseables podría ahorrarte de 10 a 5 por ciento (o más) del costo total de transporte.
Elige las rutas más cercanas para evitar costos de combustible:
Los gastos por combustible, y más en este 2023, pueden encarecer mucho más la logística para eventos. En ese sentido, una de las mejores opciones es contratar servicios que puedan hacer la ruta más corta desde el lugar de depósito hasta el lugar de destino. Otra opción, si necesitas materiales que provengan de otros países, es buscar otros tipos de sistemas de transporte como el marítimo, que tardará más en llegar, pero que permite abaratar costos. Para lograr este objetivo debes planificarte con tiempo y establecer una agenda muy cuidadosa con la compañía de entregas.
Contrata a más de una empresa según las características de los materiales
Es posible que necesites transportar materiales diversos para tu evento y que no todos ellos requieran del mismo cuidado en el transporte. Si este es el caso, elige diferentes empresas, unas con sistemas más precisos y con experiencia en el traslado de mercancía frágil, y para los objetos que no corran el riesgo de sufrir daños (por ejemplo, puf para un salón de reuniones), compañías de transporte responsables que no cobren tanto y con las que sepas que la mercancía, sí o sí, llegará en buen estado.
Busca que cada proveedor o empresa asociada se encargue de su propia distribución
Puedes también quitarte el dolor de cabeza de las entregas si estipulas que cada proveedor se encargue del manejo y distribución de sus materiales. Es decir, si tendrás empresas de servicios de alimentos o cáterin, lo recomendable es que ellos puedan llevar sus propios instrumentos de trabajo y, en ningún momento, ofrecerte tu dar transportar sus elementos de trabajo o mercancía. Establece que solo los materiales más necesarios y vinculados directamente con el evento sean parte de tu responsabilidad.
Negocia sistema de pagos a largo plazo u ofertas por cantidad
Otra forma de conseguir que la logística del evento sea todo un éxito a partir del ahorro de los costos de los materiales es hacer acuerdos comerciales con las empresas transportadoras. Este objetivo puedes lograrlo de diferentes formas. Uno es negociar sistemas de pago con plazos o créditos, otro es solicitar descuentos por la cantidad de productos que necesitas transportar, puedes también ofrecerles intercambio de publicidad dentro de tu evento a cambio de descuentos, o establecer un contrato a largo plazo como empresa oficial de transporte, siempre que cumpla con tus expectativas y te ofrezca un precio mucho menor.
Mide los resultados finales para depurar errores en el futuro
Muchas veces los costos de transporte de los materiales para eventos se encarecen y no sabemos bien por qué. Esto se puede deber en gran medida a que no se hace una medición de los resultados finales para depurar errores en el futuro. En ese caso es bueno establecer qué salió mal, cuáles áreas funcionan o qué se debe cambiar definitivamente. También, en el caso de que no tengas ya un contrato establecido con una empresa, solicita cotizaciones con varias empresas o intenta conocer cuál ha sido la experiencia de empresas análogas a tu sector para que puedas ir cambiando de empresa de transporte según el desempeño que ofrezcan.
