¿Cuáles son los 10 tips que debes tener en cuenta para que tu evento sea perfecto? Lo descubriremos en este artículo.
Organizar un evento que sea perfecto es el objetivo de cualquier grupo de logística o de las empresas organizadoras de eventos. Aunque puede parecer una tarea sencilla o predecible, es importante establecer una serie de pasos que realmente permitan que esta tarea no sea un dolor de cabeza. A continuación, conocerás los 10 pasos que siempre están presentes en todos los eventos exitosos.
1. Define cuál es el objetivo del evento
Establecer cuál es el objetivo del evento tiene que ser el primer paso en el desarrollo y la organización. Puede tal vez parecer algo obvio, pero no es así. Es posible que, por ejemplo, en un simposio de periodismo el objetivo sea ofrecer charlas sobre las últimas novedades e investigaciones en esa profesión.
Sin embargo, aunque los asistentes van a disfrutar de esos beneficios, el verdadero objetivo de los organizadores puede ser crear una base de datos actualizada con la información de los profesionales en el área, recoger fondos o la difusión de un proyecto en particular. Es decir, en el desarrollo de un evento hay unos o varios objetivos con diferentes prioridades en las que hay que pensar antes de iniciar el proceso organizativo.
2. Define cuál es el público objetivo de tu evento
Conocer el target específico va a permitir establecer aspectos tan indispensables como la imagen, el material POP, la locación, la inversión monetaria, las posibles fechas (si se espera que asistan personas de diferentes ciudades o países) y, desde luego, el número de asistentes.
3. Establece el presupuesto para el evento
Muchos de los eventos más exitosos no cuentan con un presupuesto inicial para la consecución de las metas. La mayoría, incluso, solo inicia con una idea y, desde allí, las empresas organizadoras de eventos deben conseguir los fondos a partir de préstamos, donaciones o venta de boletería.
Es por ese motivo que se debe establecer claramente cuáles son los posibles costos del evento, incluyendo el excedente de respaldo monetario en caso de que se deban solventar gastos y problemas de última hora.
4. Elabora una agenda que incluya fechas y metas
Una vez que se ha definido el objetivo del evento, el público objetivo y un posible estimado de gastos, es hora de que las empresas organizadoras de eventos y logística establezcan la fecha tentativa del evento y las tareas que deben ejecutarse cada día antes, durante y después del evento.
Para poder cumplir con la agenda deben, además, establecerse quiénes serán los empleados o colaboradores del evento; lo que nos lleva al siguiente punto.
5. Define al equipo de empleados y colaboradores del evento
Para muchos este punto puede ser, incluso, el más importante a la hora de hacer un evento. Sin un buen equipo de profesionales que conozcan bien el oficio y sin un liderazgo claro, respetuoso y humano, tu evento jamás podrá prosperar como lo deseas. Así que no escatimes en tiempo y esfuerzo a la hora de elegir a la empresa organizadora del evento.
6. Establece la imagen/perfil del evento
Una mala imagen o campaña publicitaria puede destruir por completo la convocatoria de un evento; no solo para los invitados, sino también para los ponentes y patrocinadores. Usar imágenes sensibles, frases que puedan ofender a una comunidad o no respetar los derechos de autor al momento de tomar fotografías de la red para el material POP, puede lapidar la reputación de los organizadores, no solo para el evento en cuestión, sino también para futuros eventos.
7. Desarrolla el plan de mercadeo y publicidad
Una vez que has definido tu identidad visual es hora de establecer los medios en los que vas a promocionar tu evento. En este caso nos referimos a redes sociales (lo más recomendado), radio, televisión, vallas etc.
8. Elabora y envía las invitaciones
En toda clase de eventos las invitaciones personalizadas son indispensables para lograr la cercanía y empatía con los posibles asistentes. No debes olvidar que el email marketing es una de las grandes tendencias en mercadeo para el 2023 así que integra esta opción junto a CTA irresistibles.
9. Confirma a los asistentes, la disponibilidad de mobiliario y las herramientas tecnológicas
Nunca debes dar nada por sentado cuando organizas un evento. La confirmación de asistencia de un expositor a veces no significa que pueda participar, esto si tomamos en cuenta los imprevistos de la vida o las enfermedades repentinas (como el COVID en el que se recomienda aislamiento). De allí que sea fundamental que cuentes con opciones para sustituir al personal de trabajo o participantes; o en el caso de la logística y las herramientas tecnológicas, revisar con bastante antelación que el mobiliario sea el adecuado y que las herramientas tecnológicas funcionen correctamente. Las pruebas y los montajes con antelación te darán la ventaja que necesitas.
10. Analiza las estadísticas del evento
No puedes cerrar un evento sin analizar las estadísticas relacionadas con todo el proceso. Con esto nos referimos a la satisfacción de los clientes a través de encuestas, la cantidad de entradas vendidas, la calidad del punto de venta de promoción, el tipo de boletería más solicitada, las debilidades del evento y cualquier tipo de data que pueda ser recopilada y analizada para continuar mejorando en el desarrollo de eventos.
